Tervolan kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/219) 28 §
Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Tervolan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla tietopyyntöjen kohdistaminen helpottuu (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/199, 13 §).
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Tervolan kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta sekä helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Tervolan kunnalle. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, miten Tervolan kunnassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asiakirjalla tarkoitetaan perinteisen paperiasiakirjan lisäksi myös sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta. Asianosaisella on myös oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Tervolan kunnan kirjaamoon. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön edelleen vastattavaksi kyseiselle osastolle tai asiaa hoitavalle taholle.
Sähköpostiosoite: tervolan.kunta@tervola.fi
Postiosoite: Keskustie 81, 95300 Tervola
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Mahdollisimman hyvin yksilöity tietopyyntö helpottaa asiakirjan löytämistä. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Lisäksi pyynnössä on hyvä ilmoittaa esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko, mikäli sellainen on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä pystyä todentamaan henkilöllisyytensä, sillä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Kunta voi pyytää myös muita lisätietoja asiakirjan pyytäjältä, mikäli niitä tarvitaan tietojen luovittamisen edellytyksen selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti tai vapaamuotoisella tietopyynnöllä, jossa tulee olla pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Sähköinen tietopyyntö pyydetään jättämään salattua viestiliikennettä käyttäen.
Rekisteröidyn tietopyyntö
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Näin rekisteröidyllä on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Jos rekisteröity pyytää tietojaan nähtäväksi, rekisterinpitäjän on toimitettava hänelle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tietopyyntölomake löytyy Tervolan kunnan sivuilta. Lomake pyydetään toimittamaan sähköpostitse, kirjeitse tai toimittamalla se kunnanvirastoon.
Tietopyynnön aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä, jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtyyn tietopyyntöön on vastattava kuukauden kuluessa taikka, jos pyyntö on hyvin laaja, kahden kuukauden kuluessa. Rekisteröidylle on kuitenkin tässä tapauksessa ilmoitettava kuukauden kuluessa tietopyynnön käsittelytilanteesta. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Tietosuoja-asetuksen perusteella henkilötietoja luovutettaessa on varmistuttava pyytäjän henkilöllisyydestä.
Tietovarannot
Tietovaranto on tiettyä tarkoitusta varten muodostettu, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineisto tai tietoaineistojen kokoelma. Tietovaranto voi sisältää myös yksilöiviä rekisteritietoja. Tietovarantoa voidaan käsitellä tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.
Tervolan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja.
Tervolan kunta kerää henkilötietoja erilaisten viranomaistehtävien suorittamista varten. Alta löydät tietosuojaselosteet käytössämme olevista rekistereistä.
Hallinto-osaston rekisterit
Sivistysosaston rekisterit
Teknisen osaston rekisterit
Elinkeinoyhtiön rekisteri
Tietosuojaselosteet päivitetään sivuille heti selosteiden valmistuttua julkaistavaksi.
