Ilmoita oma tapahtuma tapahtumakalenteriin

Tapahtuman tiedot

Yhteyshenkilön tiedot

Tietosuoja

Kunnallisten palveluiden tuottaminen perustuu tietoon ja sen käsittelyyn. Kuntien toimintaan vaikuttavat julkisuus- ja tietosuojalainsäädäntö, jotka säätelevät toiminnan avoimuutta.  Tältä sivulta löydät tietoa kunnan tietosuojavastaavista, tietosuojasta palveluissa ja asiakirjajulkisuuskuvauksesta.

  • Tietosuojavastaavat

    kunnan tietosuojavastaava
    Maiju Rahko

    hallintosihteeri

    sosiaalitoimen tietosuojavastaava
    Henri Izadi
    sosiaalijohtaja

    terveystoimen tietosuojavastaava
    Taina Ojanaho
    palvelusihteeri
    p. 040 352 5241
    taina.ojanaho@terveystalo.com

    Yhteystiedot

  • Tietosuoja palveluissa

    Henkilötietojen käsittely kunnassa on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista 

    EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetus on suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä, jota noudatetaan myös kunnan toiminnassa.

    Keskeistä uudessa asetuksessa

    Henkilötietojen asianmukainen käsittely vahvistaa rekisteröidyn henkilön oikeuksia sekä lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Keskeistä tietosuoja-asetuksessa on muun muassa

    • henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden painottaminen
    • kerättävien henkilötietojen minimointi ja niiden virheettömyys
    • avoimen informoinnin lisääminen

    Kunnalla on myös kokonaisvastuu yhteistyötahojensa henkilötietojen käsittelystä.

    Yksityishenkilön oikeuksista

    Yksityishenkilöille eli rekisteröidyillä on oikeus tietoon siitä, miten heidän tietojaan käsitellään ja käytetään eri tarkoituksiin.

    Rekisteröidyillä on tietyissä tilanteissa esimerkiksi oikeus oikaista tietonsa, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sekä saada tietonsa poistetuksi. Nämä oikeudet eivät kuitenkaan ole ehdottomia ja niihin sisältyy poikkeuksia, koska henkilötietojen käsittelyperuste vaikuttaa siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.

    Tietosuoja-asetus

    Tutustu EU:n tietosuoja-asetukseen 

  • Asiakirjajulkisuuskuvaus

    Tervolan kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus

    Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/219) 28 §

     

    Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi. Tervolan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla tietopyyntöjen kohdistaminen helpottuu (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/199, 13 §).

    Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Tervolan kunnan asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta sekä helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Tervolan kunnalle. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, miten Tervolan kunnassa hallitaan tietoaineistoja, joita syntyy viranomaisen asiankäsittelyssä ja palvelujen tuottamisessa. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

    Tietopalvelu ja tietopyynnöt

    Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Asiakirjalla tarkoitetaan perinteisen paperiasiakirjan lisäksi myös sähköistä tiedostoa tai audiovisuaalisessa muodossa olevaa tallennetta. Asianosaisella on myös oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

    Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Tervolan kunnan kirjaamoon. Kirjaamo toimittaa tietopyynnön edelleen vastattavaksi kyseiselle osastolle tai asiaa hoitavalle taholle.

    Sähköpostiosoite:                                     tervolan.kunta@tervola.fi

    Postiosoite:                                               Keskustie 81, 95300 Tervola

    Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

    Mahdollisimman hyvin yksilöity tietopyyntö helpottaa asiakirjan löytämistä. Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Lisäksi pyynnössä on hyvä ilmoittaa esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko, mikäli sellainen on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskevaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse.

    Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

    Asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus sekä pystyä todentamaan henkilöllisyytensä, sillä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin. Kunta voi pyytää myös muita lisätietoja asiakirjan pyytäjältä, mikäli niitä tarvitaan tietojen luovittamisen edellytyksen selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti tai vapaamuotoisella tietopyynnöllä, jossa tulee olla pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Sähköinen tietopyyntö pyydetään jättämään salattua viestiliikennettä käyttäen.

    Rekisteröidyn tietopyyntö

    Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Näin rekisteröidyllä on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Jos rekisteröity pyytää tietojaan nähtäväksi, rekisterinpitäjän on toimitettava hänelle jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tietopyyntölomake löytyy Tervolan kunnan sivuilta. Lomake pyydetään toimittamaan sähköpostitse, kirjeitse tai toimittamalla se kunnanvirastoon.

    Tietopyynnön aikarajat

    Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä.  Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä, jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

    Tietosuoja-asetuksen perusteella tehtyyn tietopyyntöön on vastattava kuukauden kuluessa taikka, jos pyyntö on hyvin laaja, kahden kuukauden kuluessa. Rekisteröidylle on kuitenkin tässä tapauksessa ilmoitettava kuukauden kuluessa tietopyynnön käsittelytilanteesta. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Tietosuoja-asetuksen perusteella henkilötietoja luovutettaessa on varmistuttava pyytäjän henkilöllisyydestä.

    Tietovarannot

    Tietovaranto on tiettyä tarkoitusta varten muodostettu, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostama tietoaineisto tai tietoaineistojen kokoelma. Tietovaranto voi sisältää myös yksilöiviä rekisteritietoja. Tietovarantoa voidaan käsitellä tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

    Tervolan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja.

    Tervolan kunta kerää henkilötietoja erilaisten viranomaistehtävien suorittamista varten. Alta löydät tietosuojaselosteet käytössämme olevista rekistereistä.

    Hallinto-osaston rekisterit

     

    Sivistysosaston rekisterit

     

    Teknisen osaston rekisterit 

     

    Tietosuojaselosteet päivitetään sivuille heti selosteiden valmistuttua julkaistavaksi.